28.12.10

Año Nuevo

Esta es una semana ideal para realizar dos grandes tareas que permitirán fortalecer tu sistema de productividad personal: evaluar y planificar.

Evaluar

Revisa los objetivos que definiste para el 2010 y evalúa su grado de cumplimiento, te sorprenderás de lo que has logrado en  12 meses, sé exigente contigo, pero a la vez alégrate por el buen trabajo realizado.

20.12.10

Minutos productivos


En un minuto hay muchos días.                                             William Shakespeare

Al terminar el año y mirar hacia atrás para evaluar qué hemos hecho, nuestros planes, proyectos, ideas. Siempre nos asalta la duda de qué tan bien hemos usado nuestro tiempo, esos miles de minutos que a veces pasan por nuestro lado y se pierden sin remedio. 

Para ello he recopilado un par de artículos que hablan justamente de cómo aprovechar bien esos minutos fugaces que llenan nuestros días.


5.12.10

Mantente enfocado

Una vez que has definido las tareas más importantes para realizar durante el día, deberás enfocarte en ellas evitando toda distracción con el fin de completarlas en el tiempo establecido. 

Una manera eficiente de hacerlo es a través de tramos de tiempo de trabajo/descanso fijos durante el día. Con ello permaneces enfocado y puedes dosificar de manera ordenada otras actividades para realizar en esos momentos de descanso: leer feeds, correos, llamados, etc.

Una buena técnica para organizar estos tramos de tiempo es Pomodoro en donde los tramos de trabajo y descanso son de 25 y 5 minutos respectivamente, es decir, bloques de media hora ordenados durante tu jornada. Existen otras variables de tiempo que también se pueden aplicar según las necesidades y condiciones de cada cual. 

21.11.10

La Bandeja de Salida

Así como tenemos una Bandeja de Entrada para recopilar todo el material que nos llega: documentos, cuentas por pagar, etc. También podemos tener una Bandeja de Salida para recordar las cosas que tenemos que llevar cuando salimos de nuestra casa y así no olvidar nada sobre la mesa. 

He colgado en la puerta de mis casa un simpático bolso, regalo de un seminario, y que me ha servido para no olvidar llevarme nada y así mantener mi mesa limpia.

Este tipo de mecanismos visuales para recordar son esenciales como complementos a nuestros sistemas de productividad personal, ya que nos permiten recordar en ciertos puntos de nuestra casa  cosas por hacer, desde los típicos magnetos en el refrigerador, hasta un par de sistemas más que recomiendo:

13.11.10

Lee tus feeds desde Outlook y ahorra tiempo

Si eres de los que frecuentemente utiliza MS Outlook para gestionar tus correos, calendario y tareas, tal vez te interese saber que también puedes leer tus blogs favoritos desde la misma herramienta. 

La plataforma de correos de Microsoft incorporó esta integración con el mundo de las redes sociales desde la versión 2007 y es una opción muy conveniente por su facilidad de uso y rapidez.

Para agregar un nuevo feed sólo debes ir hasta la carpeta RSS Feed y agregar la url correspondiente y en un segundo podrás ver tus blogs favoritos como si fueran correos en  tu bandeja de entrada.

7.11.10

Sobre las abejas y la planificación.

En tu vida , nunca has tenido una meta precisa, las metas que te has fijado se han ido modificando con el tiempo, no han dejado de cambiar hasta que al final no has tenido ninguna. Si uno se pone a pensar sobre ello, la meta última de la vida humana es algo que carece de importancia, es como un enjambre de abejas. Si uno lo deja estar acaba lamentándolo, pero si lo coges los insectos te picarán, por lo que es preferible dejarlo estar y observarlo sin tocarlo.                                                                                      Gao Xingjian, La Montaña del Alma

6.11.10

Cuando menos es más

El reto de reducir tus pertenencias para así llevar una vida más liviana , puede ser una experiencia traumática para alguien que toda su vida a hecho justamente todo lo contrario: acumular cosas para usarlas algún día.

La cultura del "cachureo" está muy arraigada entre las personas de mi país, de hecho, las ferias de las pulgas tienen una versión semanal en cada mercado de frutas y verduras que se instalan por el día en los barrios.

Salir a "cachurear" es parte de una actividad  muy popular.



24.10.10

Sobre los objetivos

En el libro "Organízate con Eficacia" de David Allen, se incluye una cita al final que siempre me ha gustado:

Una visión sin una tarea es sólo un sueño. Una tarea sin una visión es un trabajo fatigoso. Pero cuando la visión y la tarea van de la mano son la esperanza del mundo.                                                                                                                                                                                                                                                            -Inscripción en una iglesia de Sussex, Inglaterra hacia 1730.

Revisando hace unos días apuntes en mi cuaderno, encontré un gráfico que representa justamente esta frase:

16.10.10

La lista de llamados

FreeFoto.com
Comunicarnos por teléfono con otras personas es parte de nuestra rutina diaria, cada día realizamos llamados para hablar con nuestros colaboradores, clientes, colegas, amigos, etc.

Sin embargo esta actividad no siempre es planificada, llamar es a veces urgente o a veces improvisado, cuando tenemos tiempo o nos acordamos de pronto.

Disponer de una lista de llamados por hacer durante nuestra jornada, puede ser una gran herramienta para nuestra productividad ya que a través de esta lista podemos organizar parte de nuestro tiempo en efectuar llamados y focalizarnos adecuadamente en ellos.


4.10.10

Visualiza tus tareas con Kanban

Kanban es una técnica de visualización de flujos de trabajo originada en Japón como parte del Sistema de Producción de Toyota. Originalmente ha sido utilizado para la trazabilidad de los materiales e insumos en un sistema de producción en serie. Posteriormente ha sido utilizado en los proyectos de desarrollo de software.

Kanban en japonés está compuesta de dos ideogramas: "kan" que significa visual y "ban" significa tarjeta o tablero. Su carácter visual está orientado a hacer transparente un conjunto de tareas al interior de un equipo de trabajo, que todo el equipo vea en qué estado se encuentran las tareas y con ello lograr sinergia y motivación.

27.9.10

GeeTeeDee

GeeTeeDee es una minimalista aplicación para gestionar tareas. Puedes fácilmente  generar todo tipo de listas de manera rápida y sencilla.

La aplicación la puedes instalar en tu computador y existe una versión portable.

Por ahora disponible para Windows, pero promete una versión para MacOs más adelante. 

La aplicación es gratis.

21.9.10

Algún día tal vez

Quien no escuchó de niño la típica frase: "No es posible tener todo lo que se quiere" y quien no se ha sorprendido como padre diciendo exactamente lo mismo a sus hijos. 
Es cierto que muchas veces los deseos no pasan de ser sólo eso, deseos que no se convierten en realidad y que pasan a la lista de las cosas soñadas y no logradas. 

Convengamos eso sí que existen deseos que tal vez por tan descabellados nacen sin futuro o con escasas probabilidades de vida: ser más alto, visitar la luna, etc.

Sin embargo existen otros deseos que  son alcanzables sino aquí y ahora, en un tiempo más, cumpliendo algunas condiciones, logrando algunos ahorros...

13.9.10

La ley de Parkinson en casa

Foto-gratis.es
La famosa ley de Parkinson indica "que el trabajo se expande hasta llegar al tiempo límite disponible para que se termine"
Un proyecto con holgura de tiempo, aunque no sea necesaria , se terminará siempre al límite. 

Sin embargo un proyecto que por alguna razón acorta sus fechas de entrega, nos obliga a priorizar la ejecución de las tareas más importantes y ser más eficientes.


Esto es aplicable ciertamente en nuestro mundo profesional, sin embargo a nivel doméstico la ley de Parkinson se podría adaptar también en el uso que les damos a las cosas con las que convivimos a diario, por ejemplo: 

5.9.10

Procesa más rápido tu correo con los Quick Steps de Outlook 2010

foto-gratis.es
Procesar el correo electrónico que a diario llega a nuestra bandeja de entrada, consiste básicamente en dos actividades:

  • Archivar aquellos correos que no requieran acción como material de consulta, en carpetas definidas para esa función.
  • Convertir aquellos correos que requieran acción, en tareas, que irán a las listas de acciones a realizar.

Con estas dos acciones, podrás procesar tu correo electrónico de manera productiva.

29.8.10

La lista de lo necesario

Cantalao

"Conozco muchos que andan por ahí con la lista de lo que necesitan.
Aquel a quien la lista es presentada, dice: es mucho.
Mas aquel que la ha escrito dice: esto es lo mínimo.
Pero hay quien orgullosamente muestra
su breve lista."

Bertolt Brecht



24.8.10

GTD 3D

Ahora puedes tener la metodología GTD en la palma de tu mano mediante este creativo cubo diseñado por Alex Bergonzini, una gran idea para ayudarte a recordar las etapas y enseñanza fácil a quienes aún no conocen GTD.

Sólo debes recortar la figura desde este link y pegar sus lados para tener un lindo cubo GTD en 3D.

22.8.10

Archivo de seguimiento simple

photo dictionary
En las herramientas para la productividad propuestas en el libro Getting Thing Done de David Allen, está el archivo de seguimiento, un conjunto de 43 carpetas etiquetadas por meses y por días del mes.

La idea es poner en estas carpetas información física que necesitaremos procesar en el futuro: entradas para un concierto, pasajes, cuentas por pagar, etc.

Información que debe esperar su momento para pasar a la bandeja de entrada y ser procesada.


15.8.10

Lista universal para viajar

FreeFoto.com
La listas son herramientas claves para la productividad personal: las listas de tareas nos permiten vaciar la mente y dejar en un sólo lugar todo lo que tengamos que hacer sin necesidad de recordarlo a cada momento, las listas de compras hacen que las visitas al supermercado o centro comercial no sean una travesía interminable y las listas de viajes pueden ser la diferencia entre una buena experiencia o un desastre si es que olvidamos algo clave.

8.8.10

Lo he aprendido del Tai Chi

Foto: Ruben Sanchez

El Tai Chi es un milenario arte marcial nacido en China en el siglo XIII, cuenta la leyenda que su origen es atribuido al maestro Zhang San Feng quien al observar atentamente el duelo entre una grulla blanca y una serpiente ideó los primeros movimientos y posiciones basados en las destrezas de éstos animales.

He practicado Tai Chi regularmente en los últimos 4 años y los beneficios  son importantes: he mejorado mi condición física en general, el equilibrio, la flexibilidad y la concentración.

Sin embargo junto a estos beneficios , hay varios otros aprendizajes que quiero comentar:

2.8.10

La lista única en casa

Hace unos meses escribí acerca de mi sistema de productividad personal en la oficina basado completamente en la suite Office de Microsoft. Lo ideal es tener un sólo sistema de productividad para el trabajo y para los proyectos y tareas personales, pero eso es difícil debido a las políticas de uso de software en las empresas, las políticas de seguridad de la información y la necesidad de separar ambos mundos con sus tiempos definidos.

En mi sistema de productividad en casa como lo llamo, he migrado desde una aplicación online muy buena llamada GTD Agenda a una lista única basada en una planilla de cálculo de Google Docs. Una opción simple, pero altamente eficiente debido a que en casa lo que se requiere es flexibilidad y rapidez para gestionar las tareas y proyectos que llevamos.

24.7.10

7 productivas extensiones para Chrome

Me gusta el navegador Google Chrome por su rapidez, sencillez y diseño.
Lo uso hace meses y no me ha defraudado.

Una de las características que me gusta de este navegador, es la gran variedad de extensiones disponibles que puedes agregarle para ayudarte en alguna tarea específica.

Adjunto a continuación una serie de links para extensiones relacionadas a productividad personal que te ayudarán a gestionar tareas y tiempo.


11.7.10

El orden de los factores

La clásica ley de la multiplicación que aprendimos cuando niños de que "El Orden de los Factores no altera el Producto", en el caso de la Productividad Personal no es aplicable. 

Si hacemos una analogía y suponemos que el producto o resultado sean nuestros objetivos y los factores nuestras herramientas de trabajo cotidianas, obviamente que un desorden en nuestros factores si alterará nuestro producto.

Ser productivo supone orden y disciplina, pero no el orden por el orden, sino el orden tras un objetivo claro y preciso, ser efectivo a la hora de cumplir con nuestros objetivos y metas.

3.7.10

Mejora tus procesos en 5 pasos

La metodología de mejora continua Six Sigma, establece una herramienta para la gestión de proyectos de mejora de los procesos a través de 5 pasos, este esquema es conocido como DMAIC por sus siglas:

D = Definir
M= Medir
A= Analizar
I= Mejorar (Improve en inglés)
C= Controlar

26.6.10

Ganar Felicidad

El profesor Tal Ben-Shahar de la Universidad de Harvard ha dictado un curso sobre la felicidad que ha sido todo un éxito, a raíz de este curso, editó el libro "Ganar Felicidad, Descubre los secretos de la alegría cotidiana y la satisfacción duradera".

Es un libro ameno y muy práctico, ya que al final de cada capítulo el autor sugiere algunos ejercicios y reflexiones al lector respecto a los temas tratados.

Al comienzo del libro plantea una serie de ideas tendientes a generar una definición  de la felicidad:


20.6.10

Rutinas de descanso y ejercicios en tu escritorio

Sabemos que pasar mucho tiempo sentados frente a la pantalla del computador nos puede hacer daño, sin embargo a veces nos levantamos sólo cuando el cansancio es demasiado o nos duele la espalda o los ojos.

Esto puede causar lesiones por esfuerzo repetitivo (RSI) debido al uso intenso del mouse, el teclado y una posición permanente por mucho tiempo, lo cual se traduce en dolor de muñecas, brazos, espalda, cuello, ojos, etc.


12.6.10

One Note 2010

La aplicación para tomar apuntes de la suite Office de Microsoft, One Note, en la versión 2010 , trae una serie de mejoras muy interesantes. Uso One Note desde la versión 2003 de Office y es una herramienta de gran ayuda que me permite concentrar en un solo lugar todo tipo de anotaciones: ideas, minutas de reuniones, inicios de proyectos, imágenes, etc. de manera rápida y con posibilidades de guardar en una gran cantidad de opciones de carpetas y subcarpetas.

5.6.10

Mejorando la coordinación

Iclipart
Para mejorar las condiciones de trabajo en equipo y la relación con los clientes, es fundamental la comunicación y la buena coordinación de las tareas comprometidas. 

Generalmente las experiencias de insatisfacción frente a los servicios que usamos o respecto a otras personas, tiene que ver con que las expectativas que tenemos no se cumplen, ya sea por la calidad del trabajo, los plazos, los términos, etc.

Un aporte interesante respecto a esta situación la planteó Fernando Flores en su libro "Creando Organizaciones para el Futuro" Ed. Dolmen 1994, en este texto el autor presenta un flujo de trabajo en el cual un Cliente pide algo a un Realizador y en cuatro etapas se desarrolla un ciclo cuyo objetivo es la satisfacción del cliente mediante una adecuada coordinación de acciones.

Las etapas son las siguientes:


31.5.10

Evernote ahora sincronizado con GTD Agenda

Con Evernote puedes tomar nota de todo aquello que te interese mientras navegas, de manera simple y rápida con sólo un click. Existen extensiones para Firefox y Chrome.

Ahora las notas que tomas te pueden servir para documentar tus proyectos y tareas en GTD Agenda, un gestor de tareas basado en el método GTD.


29.5.10

GTD en Outlook

Openphotonet
Para quienes utilizan frecuentemente la suite Office de Microsoft, pueden a través de sus aplicaciones adaptar el flujo del método GTD con muy buenos resultados. 

En mi oficina he creado este método basado casi íntegramente en Outlook para llevar las tareas del trabajo. 

Para las tareas personales utilizo Gtd Agenda, y también he logrado integrar ambos sistemas enviando tareas por email a mi cuenta de Gtd Agenda.

El método es el siguiente:




24.5.10

Dibuja tus ideas a través de Mapas Mentales



Una buena manera de tomar notas y ordenar nuestras ideas es a través de mapas mentales. Estos son diagramas que se construyen enlazando gráficamente ideas relacionadas entre si.



En este sitio encontrarás muchos ejemplos como para incentivar su uso y te recomiendo mi aplicación favorita para construir mapas mentales: Free Mind.

21.5.10

Meditar, por dónde comenzar ?



La mente humana, así como el cuerpo, requiere de un descanso y cuidados. En general no reparamos en ello y creemos que el incesante tránsito de pensamientos que ocurren en ella es inevitable.

La tradición budista establece la meditación como el centro de su quehacer:
"nos ayuda a ser completos y a mirar profundamente al interior de nosotros mismos y a nuestro alrededor con el objeto de darnos cuenta de lo que realmente hay ahí"
por tanto calmar la mente y cultivar la atención, es la clave para transitar hacia un estado de conciencia superior.



19.5.10

Controle su tiempo


"Controle su tiempo" es uno de los capítulos del famoso libro de Peter Drucker "El Ejecutivo Eficaz" publicado en 1969 y que aún sigue estando vigente a pesar de los años transcurridos.

Este libro llegó hace años a mis manos y reconozco que en particular este capítulo provocó un cambio importante en mi manera de gestionar el tiempo, posteriormente vinieron otros enfoques como GTD que consolidaron de manera más práctica un sistema de manejo de las actividades eficientemente.


Drucker hace mucho énfasis en que la clave del control del tiempo es saber exactamente en qué lo gastamos , esta conciencia nos permite saber qué hacemos y cuánto tiempo invertimos en cada una de nuestras actividades para poder con ello realizar un análisis posterior.



15.5.10

Productividad en casa y en el trabajo

Habitualmente se asocia el término productividad al mundo del trabajo y la empresa, como indicador económico para el desarrollo, sin embargo, es cada vez más frecuente asociar también la productividad con la vida personal, es decir, ser eficiente en nuestro diario vivir nos puede dar felicidad y mejorar la calidad de vida.


Uno de los pioneros en acercar este concepto al mundo del desarrollo personal fue Stephen R. Covey, quien publicó a fines de los 80 el libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, en donde plantea que a través de la aplicación de una serie de hábitos basados en pricipios éticos es posible lograr una mejora sustancial en la calidad de vida de las personas. Los hábitos se establecen a nivel interno (Victoria Privada) y hacia el exterior (Victoria Pública) haciendo con ello un círculo virtuoso de logros permanentes.


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