Ponle colores a tus proyectos

Cuántos de tus proyectos están orientados a hacerte feliz a ti y a tus cercanos?

Cuando nos enfrentamos a un nuevo año o un nuevo período, pensamos en perspectiva qué queremos lograr o qué queremos llegar a ser, este “deber” no siempre va ligado a las cosas que nos hacen felices, por el contrario, muchas veces son cosas que nos cuestan y mucho: ahorrar, hacer ejercicio, levantarnos más temprano, mejorar nuestro inglés, etc, pero cuantos de nuestros proyectos solo los definimos ...para ser felices aquí y ahora?

Convengamos eso sí, que todo lo que hacemos tiene como norte nuestra felicidad y la de nuestra familia, a no ser que seamos masoquistas o tacaños...,pero generalmente esto tiene un retorno muy distante, a años plazo...que cuando me jubile, que cuando ahorre lo suficiente para la casa en la playa...etc.

Mira tu lista de proyectos y define cuáles son por deber y cuáles son por placer y coloréalos, abundan los por deber, cierto?, aquí tienes un nuevo desafío, has que tu lista de proyectos sea más equilibrada y armónica.

Foto: Flickr

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Recopila más rápido con notas de voz

Para ser productivos y bajar nuestros niveles de estrés, es importante vaciar nuestra mente de ideas y cosas por hacer, éstas deben recopilarse y organizarse en listas adecuadas. Hasta aquí todo bien si estamos en nuestro escritorio con nuestro computador o con nuestro cuaderno de notas al alcance de la mano, sin embargo qué sucede cuando vamos en bicicleta o conduciendo nuestro auto y se nos ocurre una brillante idea que sabemos se nos olvidará en dos minutos?.

En estas situaciones y otras que nos pueden suceder, necesitamos un método ágil y efectivo para tomar notas, como generalmente tenemos a mano nuestro Smartphone, podemos salir del paso utilizando las funciones de notas de voz que todos estos dispositivos incorporan hoy en día.

La nota de voz equivale a una nota de texto y la puedes agregar a tu lista de próximas acciones o programarla para después si es una idea que requiere ser refinada.

Si a la función de nota de voz le asociamos una aplicación de recopilación y la sincronizamos con nuestro computador, es una solución ideal.

A continuación un par de aplicaciones que te pueden servir en esta tarea:

Evernote y Catch

Ambas aplicaciones son muy similares y su objetivo es capturar todo aquello que nos interese: páginas web en las que estemos navegando, imágenes, notas de texto de todo tipo y por cierto notas de voz. Ambas aplicaciones se pueden sincronizar entre el Smartphone y el computador. Disponible para Android e iOS

Dropvox

Esta es una aplicación para iOS que te permite subir a tu recipiente de Dropbox las grabaciones de voz que tomes en tu smartphone.

Blip.me 

Es una aplicación para Android e iOS que te permite grabar mensajes de voz y enviarlas a tus contactos, no obstante también puedes grabar notas para ti y procesarlas posteriormente.

Bento 4

Aplicación para iOS que permite grabar notas de voz y relacionarlas con tus contactos o tareas. Es una manera muy útil de poder guardar recordatorios, resúmenes de conversaciones o hacer el seguimiento de tareas pendientes.

Voice Q

Si eres usuario de Nokia, esta aplicación te puede ser útil, Lo que hace es grabar notas de voz que automáticamente manda adjuntas por correo electrónico a la cuenta del usuario.

Foto: FreeDigitalPhotos.net

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Buenos deseos

Fin de año es el tiempo propicio para mirar lo que hemos realizado y establecer nuevas metas. Generalmente durante estas fechas muchas personas declaran buenos deseos que esperan se cumplan en el trascurrir del año venidero, pero la realidad es dura y muchos sino todos estos deseos se convierten en nada, sólo fueron frases lanzadas al aire en medio de un ambiente de cambio de año.

Cómo lograr que estos deseos se realicen?, a continuación te dejo un par de consejos para conseguirlo.

1. Piensa en los deseos como proyectos y no como ideas abstractas, en ese sentido utiliza los métodos disponibles para elaborar correctamente estos objetivos y llevarlos a cabo.

2. Haz un listado de proyectos y compártelo con tus cercanos, escribir por un lado te obliga a elaborar con más detalle qué quieres y comunicar por otro lado, te compromete ante los demás a llevar a cabo la iniciativa.

3. Una vez definidos los proyectos define cuál es la próxima acción, esta es la clave de lograr llevar a la realidad tus sueños: el hacer. Para ello planifica tus actividades a lo largo del año a través de un calendario o agenda u otro método que te permita hacer seguimiento a tus actividades.

4. Evalúa de manera periódica el avance de tus iniciativas y al final del año haz un recuento global de todo lo que hiciste, pudiste esta vez convertir parte de tus deseos en hechos concretos?, es es el gran desafío.

Aprovecho este post para desear a todos los lectores de este blog una muy Feliz Navidad y un 2012 productivo.

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Hábitos Saludables

Esta época es un buen momento para definir y planificar los proyectos que realizaremos el próximo año, por ejemplo: aquellas iniciativas que tienen que ver con nuestro desarrollo personal, vamos a profundizar algún conocimiento nuevo?, tomaremos algún curso o taller?, qué libros queremos leer?; también es un buen momento para definir si vamos realizar alguna inversión importante, un nuevo auto o tal vez vender el que tenemos?; nuestra casa requiere una mantención?, será necesario cambiarnos a otra?, etcétera.

Sin embargo hay un aspecto en nuestras vidas que no siempre está presente en los proyectos y planes y es la máquina más importante que tenemos: nuestro cuerpo.

Cuánto tiempo inviertes en actividades relacionadas a tu salud?, si es muy poco, tal vez mirando lo meses que vienen del próximo año sea una buena instancia para remediarlo.

Define el cuidado de tu salud como un proyecto a realizar, establece qué objetivo deseas lograr y agrega estas actividades a tu lista de tareas por realizar y organízalas en tu calendario a través del próximo año.

Salud Preventiva

Sabemos que es mejor prevenir que curar, y lo más importante, es mucho más barato, por tanto organiza una cita con tu médico de cabecera y pídele un set de exámenes preventivos, estas serán próximas acciones de tu proyecto de salud, del mismo modo tu visita cada seis meses al dentista.

Ejercita tu cuerpo

Establece un tipo de actividad física según tus necesidades o practica algunas de manera alternada a lo largo del año: ejercicio cardiovascular?, natación, trote y bicicleta es ideal, necesitas estirarte? practica yoga o pilates, necesitas concentración y foco?, Tai Chi es adecuado. Puedes organizar diversas actividades deportivas por ejemplo cada 3 meses y así obtener los beneficios para tu salud de una actividad física constante y variada.

Alimentación sana

Has pensado en tener una dieta más sana y equilibrada? si es así entonces agrega este ítem al proyecto de salud y establece actividades simples para lograrlo, por ejemplo: consume más frutas en el desayuno, intenta con platos vegetarianos algunos días de la semana, agrega alimentos nuevos a tu dieta, etc. Pequeños cambios que serán muy provechosos para tu salud.

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Días productivos

La  clave del éxito del método GTD es la realización de la revisión semanal, instancia en la cual revisamos, evaluamos, pulimos nuestro sistema y miramos en perspectiva nuestros proyectos tanto laborales como personales.

Como su nombre lo indica, la revisión es semanal, pero qué sucede si esta no ocurre?, cuando el tráfago de tareas y proyectos me impide mirar en detalle mi sistema de productividad?.

Es probable que si la revisión no es constante en el tiempo, pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo, la revisión semanal te permite relacionar los proyectos con tus próximas acciones y mirar en perspectiva tus actividades, no realizar la revisión semanal puede hacer que nuestro sistema sólo sea un conjunto de listas de cosas por hacer sin un sentido definido.

Cómo lograr entonces cumplir con este evento semana a semana?

Lo primero es elegir bien el día y la hora, una vez realizada esta elección, agendar este compromiso en nuestro calendario y cumplirlo rigurosamente.

El día ideal para la revisión semanal es el día viernes, en general es un día laboral lento y se presta para hacer una evaluación de la semana. Es recomendable no partir muy temprano para así poder terminar con actividades ya programadas para el último día de la semana, a media tarde es ideal.

En mi caso y debido a que no mezclo las actividades laborales con las actividades personales, hago dos revisiones semanales, el día viernes a media tarde lo dejo para la revisión semanal laboral y el día domingo en la mañana para la revisión semanal personal en la cual agrego la revisión de las finanzas personales.

El día domingo me acomoda ya que puedo planificar la semana completa y cerrar los compromisos pendientes antes de comenzar un nuevo ciclo.

Invierte por lo menos 2 horas para esta revisión cada semana y verás como tu sistema de productividad se consolida y mejora, haz de esta actividad un hábito productivo.

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Malas prácticas que matan la productividad

Muchas personas sienten que no rinden bien en su trabajo, que su día es corto para hacer todo lo que necesitan hacer, que los interrumpen demasiado, que...un largo etcétera.

Cuáles son algunos de esos errores que se cometen de manera permanente, cuales son esas malas prácticas que atentan contra la productividad?.

• Quién tiene el control, tú o los demás?

No definir ni organizar nuestro trabajo mediante una pauta previa es como salir a la calle con lluvia sin paraguas, te vas a mojar y en el trabajo son otros los que tomaran el control por ti.

Cada día debes organizarlo con antelación, es cierto que existen las urgencias y los cambios de planes, pero te aseguro que la mayor parte de las veces el plan funcionará.

Una lista de actividades priorizadas, te dará el control necesario para pilotear tú la nave y no los demás.

• El motorcito del correo electrónico no cesa y te desenfoca

Vivir mirando la bandeja de entrada y accionar de manera automática frente a la llegada de cualquier correo electrónico es la peor manera de enfrentar nuestro trabajo. Un correo electrónico la mayoría de las veces carece de urgencia y por ende no debería ser leído ni atendido al instante, eso te desenfoca y te saca de lo que estás haciendo.

El correo electrónico es una gran herramienta para nuestro trabajo, pero debe ser bien utilizado, nunca inicies el día leyendo de inmediato tu correo, realiza antes las tareas más importante que tengas y después te das bloques de tiempo en el día para atender los correos.

• Porqué dices si , si quieres/necesitas decir NO ?

Aceptar compromisos y todas las reuniones a la que nos invitan sin analizar si tenemos suficiente tiempo, si aportaremos en algo, si dejamos de hacer otras cosas, tiene como resultado muchos compromisos sin cumplir y horas y horas en reuniones interminables que no te aportan mucho.

Cuando defines y organizas tu trabajo con anticipación, cubres la mayor parte de los espacios de tiempo disponible, de modo tal que las peticiones solo importantes las aceptarás, a la demás un NO con fundamento, atrévete a decir NO y NO pasará nada, pero serás mucho más productivo.

• Los árboles no te dejan ver el bosque?

No reflexionar ni tener presente los objetivos estratégicos para los cuales estamos aportando con nuestro trabajo, hace que nos llenemos de actividades que si bien nos mantienen ocupados y en apariencia productivos, no necesariamente aportan al objetivo final, ya sea de nuestra vida o de la empresa en la cual trabajamos.

Cada tarea y proyecto debe impactar ese objetivo final, de los contrario estaremos perdiendo energía en cosas superfluas.

En resumen, si quieres ser más productivo en tu vida y en tu trabajo, atrévete a cambiar esos malos hábitos por buenas prácticas productivas:

• Organiza tu día con anticipación, has listas con las tareas que debes realizar y resalta las más importantes y hazlas al comienzo.

• Usa el correo electrónico en bloques de tiempo durante el día, no te mantengas frente a la bandeja de entrada permanentemente.

• Di NO, a no ser que tengas todo bajo control y estés seguro de poder cumplir.

• Mira en perspectiva tu trabajo, vas bien encaminado? las tareas que realizas son aporte al objetivo final?

Imagen: Dreamstime

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