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En mi oficina he creado este método basado casi íntegramente en Outlook para llevar las tareas del trabajo.
Para las tareas personales utilizo Gtd Agenda, y también he logrado integrar ambos sistemas enviando tareas por email a mi cuenta de Gtd Agenda.
El método es el siguiente:
Recopilar:
La etapa de recopilación es a través de notas en mi cuaderno de apuntes, notas en el sistema One Note y los correos electrónicos que llegan a mi bandeja de entrada.
Procesar:
Cada apunte y correo electrónico que no pueda ser ejecutado bajo la regla de los 2 minutos, se convierte en una tarea de Outlook
Organizar:
La tareas las clasifico en tags de colores como: próximas acciones (rojo), en espera (amarillo), más adelante quizás (verde), proyectos (azul).
Mediante una vista personalizada de la tareas, puede verlas todas ordenadas según su color y clasificación.
Hacer:
Las tareas en rojo (próximas acciones) las agendo en el calendario de Outlook según su impacto y urgencia, con lo cual puedo organizar mis tareas a través del día y la semana. Las tareas en espera, son por lo general actividades de confirmación y seguimiento, para ellas dejo una porción de tiempo diaria para gestionarlas.
Revisar:
Tal como dice David Allen, la clave del sistema GTD es la revisión semanal, yo invierto un par de horas a la semana para realizar esta revisión los viernes en la mañana. Aquí hago un repaso por las 3 fuentes de recopilación, verificar las tareas terminadas, reagendar las que no terminé, etc.
A continuación un simple esquema del modelo
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