20.11.11

Días productivos





La  clave del éxito del método GTD es la realización de la revisión semanal, instancia en la cual revisamos, evaluamos, pulimos nuestro sistema y miramos en perspectiva nuestros proyectos tanto laborales como personales.
Como su nombre lo indica, la revisión es semanal, pero qué sucede si esta no ocurre?, cuando el tráfago de tareas y proyectos me impide mirar en detalle mi sistema de productividad?.
Es probable que si la revisión no es constante en el tiempo, pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo, la revisión semanal te permite relacionar los proyectos con tus próximas acciones y mirar en perspectiva tus actividades, no realizar la revisión semanal puede hacer que nuestro sistema sólo sea un conjunto de listas de cosas por hacer sin un sentido definido.

Cómo lograr entonces cumplir con este evento semana a semana?

Lo primero es elegir bien el día y la hora, una vez realizada esta elección, agendar este compromiso en nuestro calendario y cumplirlo rigurosamente.

El día ideal para la revisión semanal es el día viernes, en general es un día laboral lento y se presta para hacer una evaluación de la semana. Es recomendable no partir muy temprano para así poder terminar con actividades ya programadas para el último día de la semana, a media tarde es ideal.

En mi caso y debido a que no mezclo las actividades laborales con las actividades personales, hago dos revisiones semanales, el día viernes a media tarde lo dejo para la revisión semanal laboral y el día domingo en la mañana para la revisión semanal personal en la cual agrego la revisión de las finanzas personales.

El día domingo me acomoda ya que puedo planificar la semana completa y cerrar los compromisos pendientes antes de comenzar un nuevo ciclo.

Invierte por lo menos 2 horas para esta revisión cada semana y verás como tu sistema de productividad se consolida y mejora, haz de esta actividad un hábito productivo.

Imagen: Flickr

12.11.11

Malas prácticas que matan la productividad




Muchas personas sienten que no rinden bien en su trabajo, que su día es corto para hacer todo lo que necesitan hacer, que los interrumpen demasiado, que...un largo etcétera.

Cuáles son algunos de esos errores que se cometen de manera permanente, cuales son esas malas prácticas que atentan contra la productividad?.

  • Quién tiene el control, tú o los demás?

No definir ni organizar nuestro trabajo mediante una pauta previa es como salir a la calle con lluvia sin paraguas, te vas a mojar y en el trabajo son otros los que tomaran el control por ti.

Cada día debes organizarlo con antelación, es cierto que existen las urgencias y los cambios de planes, pero te aseguro que la mayor parte de las veces el plan funcionará.

Una lista de actividades priorizadas, te dará el control necesario para pilotear tú la nave y no los demás.

  • El motorcito del correo electrónico no cesa y te desenfoca

Vivir mirando la bandeja de entrada y accionar de manera automática frente a la llegada de cualquier correo electrónico es la peor manera de enfrentar nuestro trabajo. Un correo electrónico la mayoría de las veces carece de urgencia y por ende no debería ser leído ni atendido al instante, eso te desenfoca y te saca de lo que estás haciendo.

El correo electrónico es una gran herramienta para nuestro trabajo, pero debe ser bien utilizado, nunca inicies el día leyendo de inmediato tu correo, realiza antes las tareas más importante que tengas y después te das bloques de tiempo en el día para atender los correos.

  • Porqué dices si , si quieres/necesitas decir NO ?

Aceptar compromisos y todas las reuniones a la que nos invitan sin analizar si tenemos suficiente tiempo, si aportaremos en algo, si dejamos de hacer otras cosas, tiene como resultado muchos compromisos sin cumplir y horas y horas en reuniones interminables que no te aportan mucho.

Cuando defines y organizas tu trabajo con anticipación, cubres la mayor parte de los espacios de tiempo disponible, de modo tal que las peticiones solo importantes las aceptarás, a la demás un NO con fundamento, atrévete a decir NO y NO pasará nada, pero serás mucho más productivo.

  • Los árboles no te dejan ver el bosque?

No reflexionar ni tener presente los objetivos estratégicos para los cuales estamos aportando con nuestro trabajo, hace que nos llenemos de actividades que si bien nos mantienen ocupados y en apariencia productivos, no necesariamente aportan al objetivo final, ya sea de nuestra vida o de la empresa en la cual trabajamos.

Cada tarea y proyecto debe impactar ese objetivo final, de los contrario estaremos perdiendo energía en cosas superfluas.


En resumen, si quieres ser más productivo en tu vida y en tu trabajo, atrévete a cambiar esos malos hábitos por buenas prácticas productivas:

  • Organiza tu día con anticipación, has listas con las tareas que debes realizar y resalta las más importantes y hazlas al comienzo.
  • Usa el correo electrónico en bloques de tiempo durante el día, no te mantengas frente a la bandeja de entrada permanentemente.
  • Di NO, a no ser que tengas todo bajo control y estés seguro de poder cumplir.
  • Mira en perspectiva tu trabajo, vas bien encaminado? las tareas que realizas son aporte al objetivo final?
Imagen: Dreamstime

2.11.11

Calendario Compacto para Windows 7



El Calendario Compacto es una excelente herramienta para planificar, ya que en una sola vista tienes el año completo lo cual te permite marcar actividades a realizar sin perder de vista los meses anteriores. A diferencia de un calendario normal en donde cada hoja es un mes, el calendario compacto agrupa todos los meses en una matriz que te permite identificar claramente los días del mes y el número de la semana.

El autor del Calendario Compacto es David Seah, diseñador y desarrollador quien escribe sobre estos temas en su interesante blog.

El Calendario Compacto originalmente fue desarrollado para ser impreso, ya sea como documento en pdf o planilla excel y ya a estas alturas existen varias versiones por países agregando sus propios días festivos.

Hace una semanas David Seah publicó en su blog el desarrollo de un gadget para windows 7 de su calendario compacto, lo cual es una magnífica noticia para quienes usamos este sistema operativo de tener el calendario compacto ahora siempre visible en nuestras pantallas.


En este link puedes descargar el gadget y en el post del blog van los detalles sobre su instalación y configuración.


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