Cómo van tus objetivos?

Recuerdas ese listado de objetivos por cumplir que definiste a fines del 2011 o comienzos de este año?, cuánto has avanzado con ellos?, cuántos han comenzado?, cuántos siguen con cero avance?

El monitoreo y control de los objetivos a través de los proyectos que hemos definido para llevarlos a cabo es esencial, pero basta con saber el avance solamente?

Las cosas cambian, debes adaptarte.

No lo tenías presupuestado y te cambiaste de trabajo, o tuviste que enfrentarte a un gasto no pensado, iniciaste un nuevo negocio o hobbie?

Todo cambia y debemos tener la capacidad de adaptarnos y actualizar nuestra lista de proyectos si es que alguno de ellos ya no queremos realizar o tenemos que postergar o reemplazar por otro.

Placer o deber?, diferencias tus objetivos?

Porqué hacemos lo que hacemos?, por necesidad o deber y porque solo queremos hacerlo, nos gusta y hace bien. Esta diferencia entre deber y placer está reflejada en tu lista de objetivos de este año? o sólo esta llena de deberes? o solo esta llena de placeres?, el equilibrio es necesario y una lista equilibrada nos da la oportunidad de mirar cada cierto tiempo para donde vamos.

Mide, para eso sirven los números

Tal vez no seas amigo de los números y porcentajes, pero en este caso tener una tablita de avances porcentuales de tus proyectos te ayude a tomar decisiones de qué priorizar, abandonar, reemplazar, etc.

Estamos a mitad de año y cómo van tus objetivos?

Imagen: Flickr

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Una base de conocimientos de productividad personal

Existen hoy en día en la web una gran cantidad de sitios y recursos respecto a como mejorar la productividad personal: Ebooks, blogs, videos, artículos, etc. producidos por expertos en diferentes aspectos de la productividad y la gestión personal.

Pero qué sucede cuando queremos profundizar en un tema en particular?, esta base de conocimientos virtual no está estructurada para poder de manera rápida consultar un tema específico.

Respecto a esto, he encontrado un sitio que en parte estructura todo este conocimiento y lo comparte de manera interactiva a través de un gran mapa mental.

Simply Business ha recopilado herramientas, artículos y vídeos de productividad y organización personal y los ha dispuesto de manera creativa a través de diversas temáticas generales como por ejemplo: Carga de Trabajo, Viajes, Email, Colaboración, Reuniones, por lo cual puedes fácilmente navegar por uno de los temas que te interese y profundizar en ellos a través de una serie de recursos.

Enjoy ¡¡¡

Imagen:  Dreamstime

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One Note y Outlook, una pareja perfecta?

Si trabajas en una empresa con políticas de uso de software estrictas, lo más probable es que utilices alguna de las versiones de Microsoft Office como herramienta de productividad personal, si esto es así, presta atención a este post que puede ser de mucha utilidad en tu trabajo.

Si bien One Note y  Outlook son aplicaciones separadas dentro de la misma suite, es posible vincularlas generando un flujo de trabajo del tipo: Lista de Proyectos--->Tareas asociadas a Proyectos---->Tareas al Calendario.

Paso 1

Usa One Note para generar tu lista de proyectos

Paso 2

Traspasa las tareas de tus proyectos a Outlook (click botón derecho sobre la tarea)

Paso 3

Asigna una fecha de realización a tus tareas

Paso 4

Administra tus tareas en una vista integrada con el Calendario de Outlook

Imagen: Flickr

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La lista única en casa II

Una de las entradas más visitadas de este blog se titula La lista única en casa, siempre me ha intrigado el porqué de su popularidad, tal vez sea por que da pistas acerca de cómo desarrollar un sistema para gestionar nuestras tareas dentro del hogar complementario a lo que podamos tener en nuestro trabajo u oficina en donde las herramientas de ofimática, software y sistemas abundan. También creo que por mucho tiempo nos hemos esforzados por ser buenos empleados y trabajadores, responsables y productivos, pero nada de ello ocurre dentro de las paredes de nuestro hogar, por tanto hacernos cargo de ello es una tarea imprescindible y cualquier ayuda al respecto es bienvenida.

Los expertos aconsejan tener un solo sistema para gestionar todas nuestras tareas y proyectos, pero generalmente en las empresas se establecen restricciones y políticas que nos obligan a tener dos espacios separados, sin embargo, si aplicamos la misma metodología para gestionar, ya sea GTD u otras, esta separación obligada no debería ser un gran problema.

Al leer la entrada en cuestión, me he dado cuenta que la lista ya no es única y que se ha desarrollado en conjunto con otras planillas constituyendo un libro completo de productividad.

A la lista original realizada en una planilla de cálculo, he agregado al lado, otra con el calendario compacto en versión excel , lo cual es muy cómodo a la hora de planificar y agendar tareas en fechas específicas.

La tercera planilla la constituyen los proyectos en curso y la cuarta, son los objetivos definidos para el año.

La ventaja de este sistema creado íntegramente en hojas de cálculo de google docs, es que permite una revisión semanal bastante eficiente, además los propios filtros y búsquedas ayudan a gestionar la información en forma muy rápida.

Con esto no estoy renegando de los sistemas que existen para gestionar proyectos y tareas que son formidables, pero hasta aquí este esquema me ha funcionado muy bien en el ámbito personal y por ahora no necesito cambiarlo. 

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Ponle colores a tus proyectos

Cuántos de tus proyectos están orientados a hacerte feliz a ti y a tus cercanos?

Cuando nos enfrentamos a un nuevo año o un nuevo período, pensamos en perspectiva qué queremos lograr o qué queremos llegar a ser, este “deber” no siempre va ligado a las cosas que nos hacen felices, por el contrario, muchas veces son cosas que nos cuestan y mucho: ahorrar, hacer ejercicio, levantarnos más temprano, mejorar nuestro inglés, etc, pero cuantos de nuestros proyectos solo los definimos ...para ser felices aquí y ahora?

Convengamos eso sí, que todo lo que hacemos tiene como norte nuestra felicidad y la de nuestra familia, a no ser que seamos masoquistas o tacaños...,pero generalmente esto tiene un retorno muy distante, a años plazo...que cuando me jubile, que cuando ahorre lo suficiente para la casa en la playa...etc.

Mira tu lista de proyectos y define cuáles son por deber y cuáles son por placer y coloréalos, abundan los por deber, cierto?, aquí tienes un nuevo desafío, has que tu lista de proyectos sea más equilibrada y armónica.

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Buenos deseos

Fin de año es el tiempo propicio para mirar lo que hemos realizado y establecer nuevas metas. Generalmente durante estas fechas muchas personas declaran buenos deseos que esperan se cumplan en el trascurrir del año venidero, pero la realidad es dura y muchos sino todos estos deseos se convierten en nada, sólo fueron frases lanzadas al aire en medio de un ambiente de cambio de año.

Cómo lograr que estos deseos se realicen?, a continuación te dejo un par de consejos para conseguirlo.

1. Piensa en los deseos como proyectos y no como ideas abstractas, en ese sentido utiliza los métodos disponibles para elaborar correctamente estos objetivos y llevarlos a cabo.

2. Haz un listado de proyectos y compártelo con tus cercanos, escribir por un lado te obliga a elaborar con más detalle qué quieres y comunicar por otro lado, te compromete ante los demás a llevar a cabo la iniciativa.

3. Una vez definidos los proyectos define cuál es la próxima acción, esta es la clave de lograr llevar a la realidad tus sueños: el hacer. Para ello planifica tus actividades a lo largo del año a través de un calendario o agenda u otro método que te permita hacer seguimiento a tus actividades.

4. Evalúa de manera periódica el avance de tus iniciativas y al final del año haz un recuento global de todo lo que hiciste, pudiste esta vez convertir parte de tus deseos en hechos concretos?, es es el gran desafío.

Aprovecho este post para desear a todos los lectores de este blog una muy Feliz Navidad y un 2012 productivo.

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Hábitos Saludables

Esta época es un buen momento para definir y planificar los proyectos que realizaremos el próximo año, por ejemplo: aquellas iniciativas que tienen que ver con nuestro desarrollo personal, vamos a profundizar algún conocimiento nuevo?, tomaremos algún curso o taller?, qué libros queremos leer?; también es un buen momento para definir si vamos realizar alguna inversión importante, un nuevo auto o tal vez vender el que tenemos?; nuestra casa requiere una mantención?, será necesario cambiarnos a otra?, etcétera.

Sin embargo hay un aspecto en nuestras vidas que no siempre está presente en los proyectos y planes y es la máquina más importante que tenemos: nuestro cuerpo.

Cuánto tiempo inviertes en actividades relacionadas a tu salud?, si es muy poco, tal vez mirando lo meses que vienen del próximo año sea una buena instancia para remediarlo.

Define el cuidado de tu salud como un proyecto a realizar, establece qué objetivo deseas lograr y agrega estas actividades a tu lista de tareas por realizar y organízalas en tu calendario a través del próximo año.

Salud Preventiva

Sabemos que es mejor prevenir que curar, y lo más importante, es mucho más barato, por tanto organiza una cita con tu médico de cabecera y pídele un set de exámenes preventivos, estas serán próximas acciones de tu proyecto de salud, del mismo modo tu visita cada seis meses al dentista.

Ejercita tu cuerpo

Establece un tipo de actividad física según tus necesidades o practica algunas de manera alternada a lo largo del año: ejercicio cardiovascular?, natación, trote y bicicleta es ideal, necesitas estirarte? practica yoga o pilates, necesitas concentración y foco?, Tai Chi es adecuado. Puedes organizar diversas actividades deportivas por ejemplo cada 3 meses y así obtener los beneficios para tu salud de una actividad física constante y variada.

Alimentación sana

Has pensado en tener una dieta más sana y equilibrada? si es así entonces agrega este ítem al proyecto de salud y establece actividades simples para lograrlo, por ejemplo: consume más frutas en el desayuno, intenta con platos vegetarianos algunos días de la semana, agrega alimentos nuevos a tu dieta, etc. Pequeños cambios que serán muy provechosos para tu salud.

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Proyectos o Próximas Acciones?

Cuando vaciamos nuestra mente y registramos en listas todas las tareas que debemos realizar, es común que a veces se nos crucen proyectos con próximas acciones, diferenciar ambos conceptos, es fundamental en la implantación de GTD.

Un proyecto es toda aquella acción que requiere de más de una tarea para llevarse a cabo, en cambio una próxima acción, es una tarea específica a ser realizada en un momento definido.

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Archivo de consulta de bajo costo

Nos guste o no el papel nos acompañará por un buen tiempo más, aunque existen muchos medios para digitalizar papel y muchas empresas ya envían facturas y boletas digitales, aún durante nuestra revisiones sigue apareciendo papel con información importante y que es necesario guardar:

-Material de consulta de proyectos en curso 

-Facturas y boletas

-Folletos de aparatos electrónicos

-Apuntes en papel

-Recortes de revistas y diarios, etc

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La lista de proyectos

Cuando nos aproximamos a gestionar la productividad personal de la mano de GTD, transitamos por una larga etapa de recopilación: cientos de papeles, carpetas,  ideas y  tareas, muchas tareas, como si este quehacer incesante de tachar actividades fuese el fin último de la productividad personal.

Sin embargo con el paso del tiempo las cosas tienden a aclararse cuando emprendemos vuelo sobre nuestro escritorio y miramos las cosas desde la perspectiva que nos da la altura y entendemos que cada cierto tiempo debemos subir al mástil para asegurarnos de ir en rumbo correcto.

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