Recopilando con Gmail a Google Docs

Puedes contar con una excelente herramienta de recopilación generando formularios desde  google docs para posteriormente enviarlos por gmail. Cómo funciona esto?, es muy simple: si tienes tus listas de tareas en una planilla de cálculo de google docs, puedes crear un formulario con los campos que usas y simplificar con ello la etapa de recopilación en tu sistema de productividad personal. Sigue estos sencillos pasos:

1. En la hoja de cálculo en Google Docs ir a Herramientas> Crear formulario en el menú.

2. Editar el formulario para agregar los elementos de tu lista de tareas: descripción, contexto, fecha, etc...

3. Clic en "Enviar este formulario" para enviar por correo electrónico a tu cuenta gmail.

Cada vez que quieras agregar una tarea a tu lista, no es necesario que entres a la planilla de cálculo. solo lo puedes hacer completando el formulario ya enviado a tu correo y reenviarlo, con esta acción tu nueva tarea se agregará a tu listado de manera rápida y sin necesidad de abrir google docs.

Foto: Photo Pin

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No tienes tiempo para meditar?, comienza con un minuto.

Esa es la propuesta que hace Martin Boroson en su libro, puedes aplicar este simple método de meditar durante un minuto cuando sea necesario durante tu día. Es tal vez una buena solución para quienes quieran experimentar esta maravillosa experiencia, pero que tal vez los métodos tradicionales los abrumen.
Aquí un vídeo muy explicativo del método propuesto por Martin.

Fotografía : Flicker

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Cómo van tus objetivos?

Recuerdas ese listado de objetivos por cumplir que definiste a fines del 2011 o comienzos de este año?, cuánto has avanzado con ellos?, cuántos han comenzado?, cuántos siguen con cero avance?

El monitoreo y control de los objetivos a través de los proyectos que hemos definido para llevarlos a cabo es esencial, pero basta con saber el avance solamente?

Las cosas cambian, debes adaptarte.

No lo tenías presupuestado y te cambiaste de trabajo, o tuviste que enfrentarte a un gasto no pensado, iniciaste un nuevo negocio o hobbie?

Todo cambia y debemos tener la capacidad de adaptarnos y actualizar nuestra lista de proyectos si es que alguno de ellos ya no queremos realizar o tenemos que postergar o reemplazar por otro.

Placer o deber?, diferencias tus objetivos?

Porqué hacemos lo que hacemos?, por necesidad o deber y porque solo queremos hacerlo, nos gusta y hace bien. Esta diferencia entre deber y placer está reflejada en tu lista de objetivos de este año? o sólo esta llena de deberes? o solo esta llena de placeres?, el equilibrio es necesario y una lista equilibrada nos da la oportunidad de mirar cada cierto tiempo para donde vamos.

Mide, para eso sirven los números

Tal vez no seas amigo de los números y porcentajes, pero en este caso tener una tablita de avances porcentuales de tus proyectos te ayude a tomar decisiones de qué priorizar, abandonar, reemplazar, etc.

Estamos a mitad de año y cómo van tus objetivos?

Imagen: Flickr

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Una base de conocimientos de productividad personal

Existen hoy en día en la web una gran cantidad de sitios y recursos respecto a como mejorar la productividad personal: Ebooks, blogs, videos, artículos, etc. producidos por expertos en diferentes aspectos de la productividad y la gestión personal.

Pero qué sucede cuando queremos profundizar en un tema en particular?, esta base de conocimientos virtual no está estructurada para poder de manera rápida consultar un tema específico.

Respecto a esto, he encontrado un sitio que en parte estructura todo este conocimiento y lo comparte de manera interactiva a través de un gran mapa mental.

Simply Business ha recopilado herramientas, artículos y vídeos de productividad y organización personal y los ha dispuesto de manera creativa a través de diversas temáticas generales como por ejemplo: Carga de Trabajo, Viajes, Email, Colaboración, Reuniones, por lo cual puedes fácilmente navegar por uno de los temas que te interese y profundizar en ellos a través de una serie de recursos.

Enjoy ¡¡¡

Imagen:  Dreamstime

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Gestión Personal cumple 2 años

Es para mi una gran alegría y motivo de satisfacción escribir este post solo para dar las gracias. Este blog va a cumplir ya los 2 años desde que el 15 de Mayo del 2010 saliera a la luz  el primer artículo titulado: "Productividad en Casa y en el Trabajo".

Desde ese día me he propuesto publicar a lo menos un  par de post al mes, para compartir mi experiencia en la adopción de GTD y cómo esta metodología ha mejorado mi productividad y con ello la  posibilidad de  cumplir con mis objetivos y a la vez disponer de precioso tiempo para seguir mejorando tanto a nivel profesional como personal.

Aunque escribir sea un trabajo solitario, los comentarios, los retweet y los correos electrónicos, han hecho de esta actividad una fuente inagotable de interacciones y por ende  un trabajo global y altamente colaborativo.

Qué duda cabe, la comunidad de los "getedistas" está constituida por grandes tipos generosos, sino vean el ranking que publica Jeroen Sangers en El Canasto tres veces al año dando con ello un increíble empujón a los nuevos blogs de productividad personal, por otro lado ese gran recopilatario de sitios de productividad de Alex Bergonzini llamado "Tu Productividad" y los e-books de El Gachupas. A ellos mis agradecimientos,  por el apoyo y por ser fuente de aprendizaje e inspiración.

Escribir este blog ha sido una experiencia enriquecedora y mi objetivo para este año es mejorar los contenidos, continuar difundiendo los principios de productividad personal y mi experiencia con GTD.

Gracias por leer, gracias por compartir, gracias por publicar¡

Fotografía: Flickr

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One Note y Outlook, una pareja perfecta?

Si trabajas en una empresa con políticas de uso de software estrictas, lo más probable es que utilices alguna de las versiones de Microsoft Office como herramienta de productividad personal, si esto es así, presta atención a este post que puede ser de mucha utilidad en tu trabajo.

Si bien One Note y  Outlook son aplicaciones separadas dentro de la misma suite, es posible vincularlas generando un flujo de trabajo del tipo: Lista de Proyectos--->Tareas asociadas a Proyectos---->Tareas al Calendario.

Paso 1

Usa One Note para generar tu lista de proyectos

Paso 2

Traspasa las tareas de tus proyectos a Outlook (click botón derecho sobre la tarea)

Paso 3

Asigna una fecha de realización a tus tareas

Paso 4

Administra tus tareas en una vista integrada con el Calendario de Outlook

Imagen: Flickr

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Hábitos Poderosos

Sabemos que al propiciar buenos hábitos en nuestra vidas podemos lograr cosas importantes: hacer más deporte, leer más, estudiar mejor, etc. Sin embargo los hábitos también pueden ser llevados a un nivel mayor como por ejemplo organizaciones o empresas que logran a través de ellos grandes logros. Sobre esto y mucho más trata el libro "El Poder del Habito, porqué hacemos lo que hacemos en la vida y en los negocios." de Charles Duhigg, reportero del New York Times y que ha profundizado a través de una interesante investigación acerca de la importancia de los hábitos y cuáles son los elementos de nuestro cerebro que se organizan para que logremos aquello que queremos. Adjunto un vídeo del propio autor hablando de su libro y espero lo puedan leer, yo lo comencé ya ¡ , para poder comentar su contenido.

 

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El mejor método de productividad

Uno de mis blogs favoritos es Lifehacker, es un enorme compendio de consejos, trucos y técnicas para hacer más fácil la vida y entre ellos muchos son relacionados con la productividad.
Hace unos días Lifehacker lanzó una encuesta a sus lectores, ¿Cuál es el mejor método de productividad?, las respuestas son variadas y algunas muy ingeniosas.
Para ver los resultados, este es el link del post y sus comentarios.

Estás de acuerdo con los resultados?

Foto: Flickr

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La lista única en casa II

Una de las entradas más visitadas de este blog se titula La lista única en casa, siempre me ha intrigado el porqué de su popularidad, tal vez sea por que da pistas acerca de cómo desarrollar un sistema para gestionar nuestras tareas dentro del hogar complementario a lo que podamos tener en nuestro trabajo u oficina en donde las herramientas de ofimática, software y sistemas abundan. También creo que por mucho tiempo nos hemos esforzados por ser buenos empleados y trabajadores, responsables y productivos, pero nada de ello ocurre dentro de las paredes de nuestro hogar, por tanto hacernos cargo de ello es una tarea imprescindible y cualquier ayuda al respecto es bienvenida.

Los expertos aconsejan tener un solo sistema para gestionar todas nuestras tareas y proyectos, pero generalmente en las empresas se establecen restricciones y políticas que nos obligan a tener dos espacios separados, sin embargo, si aplicamos la misma metodología para gestionar, ya sea GTD u otras, esta separación obligada no debería ser un gran problema.

Al leer la entrada en cuestión, me he dado cuenta que la lista ya no es única y que se ha desarrollado en conjunto con otras planillas constituyendo un libro completo de productividad.

A la lista original realizada en una planilla de cálculo, he agregado al lado, otra con el calendario compacto en versión excel , lo cual es muy cómodo a la hora de planificar y agendar tareas en fechas específicas.

La tercera planilla la constituyen los proyectos en curso y la cuarta, son los objetivos definidos para el año.

La ventaja de este sistema creado íntegramente en hojas de cálculo de google docs, es que permite una revisión semanal bastante eficiente, además los propios filtros y búsquedas ayudan a gestionar la información en forma muy rápida.

Con esto no estoy renegando de los sistemas que existen para gestionar proyectos y tareas que son formidables, pero hasta aquí este esquema me ha funcionado muy bien en el ámbito personal y por ahora no necesito cambiarlo. 

Foto: Flickr

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Ponle colores a tus proyectos

Cuántos de tus proyectos están orientados a hacerte feliz a ti y a tus cercanos?

Cuando nos enfrentamos a un nuevo año o un nuevo período, pensamos en perspectiva qué queremos lograr o qué queremos llegar a ser, este “deber” no siempre va ligado a las cosas que nos hacen felices, por el contrario, muchas veces son cosas que nos cuestan y mucho: ahorrar, hacer ejercicio, levantarnos más temprano, mejorar nuestro inglés, etc, pero cuantos de nuestros proyectos solo los definimos ...para ser felices aquí y ahora?

Convengamos eso sí, que todo lo que hacemos tiene como norte nuestra felicidad y la de nuestra familia, a no ser que seamos masoquistas o tacaños...,pero generalmente esto tiene un retorno muy distante, a años plazo...que cuando me jubile, que cuando ahorre lo suficiente para la casa en la playa...etc.

Mira tu lista de proyectos y define cuáles son por deber y cuáles son por placer y coloréalos, abundan los por deber, cierto?, aquí tienes un nuevo desafío, has que tu lista de proyectos sea más equilibrada y armónica.

Foto: Flickr

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